Формирование описей дел¶

Система автоматизирует функции, связанные с архивным хранением документов – формирование описей, передача дел на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, экспертиза ценности документов, выдача документов из архива по заявкам.

В рамках работы с архивом документов в LDM.СSP. Digital Archive/ЛДМ.ПКС Цифровой архив реализованы следующие функции, связанные с формированием описей дел:

• Формирование описей дел структурных подразделений:

  • просмотр списка описей дел структурных подразделений;

  • просмотр и предпросмотр описи дел структурного подразделения;

  • создание и редактирование описи дел структурного подразделения;

  • работа с томами дел в описи дел структурного подразделения:

    • просмотр списка томов дел в описи дел структурного подразделения;

    • просмотр и предпросмотр тома дела;

    • добавление и исключение томов дел в описи дел структурного подразделения;

    • выгрузка атрибутов томов дел в файлы форматов XLSX или DOCX;

  • формирование в фоновом режиме карточек архивных документов, включающих контейнер архивного документа, в соответствии с положениями Приказа Росархива от 31.07.2023 №77;

  • уведомление пользователя о завершении фонового процесса формирования карточек архивных документов;

  • формирование печатной формы описи дел структурного подразделения;

  • отправка описи дел структурного подразделения на согласование и подписание;

  • уведомление пользователя о поступлении задачи на согласование или подписание описи дел структурного подразделения;

  • остановка процесса согласования описи дел структурного подразделения;

  • согласование и подписание описи дел структурного подразделения;

  • просмотр маршрута описи дел структурного подразделения;

  • работа с файлами:

    • просмотр списка файлов;

    • добавление, скачивание и удаление файлов;

    • просмотр, предпросмотр файла;

    • просмотр, скачивание и удаление ЭП файла описи;

  • передача документов из томов дел на архивное хранение после подписания описи структурного подразделения;

  • фильтрация данных по значениям столбцов в табличном представлении описей;

  • атрибутивный поиск описей дел структурных подразделений;

  • добавление описей дел структурных подразделений в избранное;

  • копирование ссылки на карточку описи дел структурных подразделений;

  • выгрузка атрибутов описи дел структурных подразделений в файлы форматов XLSX или DOCX;

  • удаление описи дел структурного подразделения.

• Формирование сводных описей дел:

  • просмотр списка сводных описей дел;

  • просмотр и предпросмотр сводной описи дел;

  • создание и редактирование сводной описи дел;

  • работа с томами дел в сводной описи дел:

    • просмотр списка томов дел, переданных в архив, в сводной описи дел;

    • просмотр и предпросмотр тома дела;

    • добавление и исключение томов дел в сводной описи дел;

    • выгрузка атрибутов томов дел в файлы форматов XLSX или DOCX;

  • формирование печатной формы сводной описи дел;

  • отправка сводной описи дел на подписание;

  • уведомление пользователя о поступлении задачи на подписание сводной описи дел;

  • остановка процесса подписания сводной описи дел;

  • подписание сводной описи дел;

  • отказ в подписании сводной описи дел;

  • просмотр маршрута сводной описи дел;

  • просмотр листа подписания сводной описи дел;

  • работа с файлами:

    • просмотр списка файлов;

    • добавление, скачивание и удаление файлов;

    • просмотр, предпросмотр файла;

    • просмотр, скачивание и удаление ЭП файла сводной описи;

  • фильтрация данных по значениям столбцов в табличном представлении сводных описей;

  • атрибутивный поиск сводных описей дел;

  • добавление сводных описей дел в избранное;

  • копирование ссылки на карточку сводной описи дел;

  • выгрузка атрибутов сводных описей дел в файлы форматов XLSX или DOCX;

  • удаление сводной описи дел.