Справочники¶

В Системе созданы следующие справочники:

• «Архивные фонды»;

• «Валюты»;

• «Виды заявок в архив»;

• «Виды носителей»;

• «Виды сроков хранения»;

• «Виды писем»;

• «Виды экспертизы ценности документов»;

• «Гражданство»;

• «Категории дел»;

• «Категории договоров»;

• «Контрагенты»:

  • «Контрагенты ЮЛ»;

  • «Контрагенты ФЛ»;

  • «Контрагенты ИП»;

• «Контролирующие органы»;

• «Наши организации»;

• «НДС»;

• «Основные средства»;

• «ОПФ»;

• «Периоды номенклатуры дел»;

• «Подписанты документов»;

• «Результат проверки состояния архивных документов»;

• «Результаты по экспертизе ценности документов»;

• «Системы-источники»;

• «Состояния акта о выделении дел к уничтожению»;

• «Состояния акта о неисправимых повреждениях»;

• «Состояния акта об утрате документов»;

• «Состояния дел»;

• «Состояния документов»;

• «Состояния заявки в архив»;

• «Состояния описи дел структурного подразделения»;

• «Состояния сводной описи дел»;

• «Состояния тома»;

• «Состояния экспертизы ценности»;

• «Способы хранения»;

• «Сроки хранения документов»;

• «Статусы документа в подборке аудита»;

• «Статусы контрагентов»;

• «Статусы письма»;

• «Статусы подборок аудита»;

• «Статусы подборки КО»;

• «Типовой перечень видов документов»;

• «Типы документов»;

• «Топографический указатель».

В Системе реализованы следующие функциональные возможности, связанные со справочниками:

• просмотр списка элементов справочников;

• создание элемента справочника;

• просмотр и предпросмотр элемента справочника;

• редактирование элемента справочника;

• копирование ссылки на элемент справочника;

• выгрузка атрибутов элементов справочника в файлы форматов XLSX или DOCX;

• перемещение элемента справочника в корзину;

• восстановление элемента справочника из корзины;

• окончательное удаление элемента справочника из Системы;

• атрибутивный поиск элемента справочника;

• фильтрация данных по значениям столбцов в табличном представлении элементов справочников;

• в части работы с контрагентами доступны следующие дополнительные функции:

  • работа со связями:

    • создание и удаление связи между карточкой контрагента и другими объектами Системы;

    • создание связанного документа;

  • работа с версиями карточки контрагента:

    • просмотр списка версий карточки контрагента;

    • создание новой версии карточки контрагента;

  • работа со смарт-папками:

    • просмотр содержимого смарт-папок;

    • добавление документов в подборку «Внутренний аудит» / «Контролирующие органы» из смарт-папок;

    • выгрузка документов в архив из смарт-папки;

  • работа с пользовательскими папками:

    • просмотр содержимого пользовательских папок;

    • добавление, переименование и удаление пользовательских папок;

    • добавление документов в пользовательские папки;

    • удаление документов из пользовательских папок.

  • массовое создание связанных документов из карточки контрагента;

  • выгрузка атрибутов контрагентов в файлы форматов XLSX или DOCX;

  • копирование ссылки на карточку контрагента;

• при работе со справочником «Подписанты документов» доступны следующие дополнительные функции:

  • просмотр списка подписантов и согласующих для типа документа;

  • просмотр и предпросмотр должностной позиции;

  • добавление подписантов и согласующих для типа документа;

  • удаление подписантов и согласующих для типа документа;

  • выгрузка атрибутов подписантов и согласующих в файлы форматов XLSX или DOCX;

• при работе со справочником «Типовой перечень видов документов» доступны следующие функции:

  • формирование структуры разделов справочника «Типовой перечень видов документов»:

    • создание раздела;

    • редактирование и удаление раздела;

  • работа с видами документов в разделе:

    • создание вида документа;

    • редактирование и удаление вида документа.

• при работе со справочником «Топографический указатель» доступны следующие функции:

  • работа с архивохранилищами:

    • создание архивохранилища;

    • редактирование и удаление архивохранилища;

  • работа с вложенными в архивохранилище элементами:

    • создание, редактирование и удаление стеллажа;

    • создание, редактирование и удаление шкафа;

    • создание, редактирование и удаление полки;

  • работа с томами:

    • добавление томов на полку;

    • исключение томов с полки.