Исполнение заявки в архив¶

После отправки заявки на исполнение все пользователи с ролью «Архивариус» получают уведомление о поступлении новой задачи со ссылкой на задачу. При переходе по ссылке открывается карточка задачи. Из карточки задачи можно открыть карточку заявки в архив, нажав на ссылку в поле Документ основание.

Для исполнения заявок в архив типов «Архивная справка», «Архивная копия», «Электронная копия» сотруднику архива необходимо подготовить необходимые документы, приложить их к заявке на вкладке Файлы и завершить задачу.

Для исполнения заявки в архив типа «Бумажная копия» ответственному сотруднику архива необходимо подготовить бумажную копию документа и завершить задачу. После получения уведомления о выполнении заявки в архив инициатору необходимо забрать бумажную копию документа из архива.

Для исполнения заявки в архив типа «Доступ к документам» сотруднику архива необходимо добавить документы на вкладку Документы в карточке заявки, предоставить доступ к документам для сотрудника и завершить задачу (п. Предоставление доступа к архивным документам). При необходимости сотрудник архива может изменить срок доступа к документам в карточке заявки в архив. Доступ к документам предоставляется автоматически на срок, указанный в поле Срок доступа к документам, после добавления документов в заявку.

Перед исполнением заявки ее должен взять в работу один из сотрудников архива. Для взятия в работу задачи по исполнению заявки в архив пользователю с ролью «Архивариус» необходимо выполнить следующие действия:

1. Развернуть узел Мои задачи и выбрать подраздел В очереди на выполнение.

2. Найти задачу на исполнение заявки в архив и открыть ее двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть ее в области предпросмотра, нажав кнопку (Рисунок ).

   

   Карточка задачи содержит следующие кнопки на панели действий:

   • – позволяет взять в работу задачу по исполнению заявки в архив;
   • – открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);
   • – выполняет копирование ссылки на карточку задачи (п. Копирование ссылки на объект прикладного решения) (Рисунок ).

   

   Из карточки задачи можно открыть карточку заявки в архив, нажав на ссылку в поле Документ основание.

3. Нажать кнопку .

Пользователь будет назначен исполнителем по задаче.

Для исполнения заявки в архив сотруднику архива, который взял в работу задачу, необходимо выполнить следующие действия:

1. Ознакомиться с заявкой в архив.

2. Исполнить заявку.

   Для исполнения заявки в архив типа «Доступ к документам» сотруднику архива нужно предоставить доступ к документам инициатору заявки (п. Предоставление доступа к архивным документам).

3. После исполнения заявки нажать кнопку на панели действий.

Появится уведомление об успешном исполнении заявки в архив. Инициатор заявки в архив получит уведомление, что заявка в архив исполнена.

Карточка задачи закроется, отобразится список задач в подразделе В очереди на выполнение. Состояние заявки в архив изменится на Выполнена.

Пользователь также может работать с заявкой в архив из уведомления (для получения уведомления о необходимости исполнения заявки в архив у пользователя должна быть соответствующая подписка, которую создает администратор).