Работа с отчетами¶

Для работы с отчетами необходимо выбрать пункт меню в вертикальном меню Системы, раскрыть узел Отчеты и нажать ЛКМ на нужный подраздел.

Узел Отчеты содержит подразделы:

• Книга учета поступления и выбытия дел, документов – позволяет сформировать отчет «Книга учета поступления и выбытия дел, документов» (п. Отчет «Книга учета поступления и выбытия дел, документов»);
• Лист фонда – формирует отчет «Лист фонда» (п. Отчет «Лист фонда»).

Отчет «Книга учета поступления и выбытия дел, документо⻶

«Книга учета поступления и выбытия дел, документов» – это отчет, в котором отображаются данные из документов архива в хронологическом порядке. В зависимости от установленных параметров отчета выполняется поиск следующих видов документов: описи дел структурных подразделений, сводные описи дел, акты о выделении дел к уничтожению. Для каждого из указанных документов рассчитывается количество единиц хранения. В конце отчет подводятся итоги.

Для формирования отчета «Книга учета поступления и выбытия дел, документов» необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в подраздел Книга учета поступления и выбытия дел, документов узла Отчеты.

2. В открывшемся модальном окне указать параметры отчета:

   • Период – выбрать значение из справочника;
   • Вид носителя – поле заполнено автоматически значением «Все виды носителей», при необходимости изменить значение.

3. Нажать кнопку [Сформировать отчет].

Будет запущен процесс формирования отчета «Книга учета поступления и выбытия дел, документов».

После того как отчет будет сформирован появится уведомление «Формирование отчета успешно завершено». Сформированный файл появится в папке, которая была указана в настройках браузера. Далее можно открыть данный файл для просмотра.

Отчет «Лист фонд໶

В отчете «Лист фонда» отображаются данные из документов архива в хронологическом порядке в двух таблицах, при этом отбираются только документы «По личному составу» и «Постоянного хранения».

Для формирования отчета «Лист фонда» необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в подраздел Лист фонда узла Отчеты.

2. В открывшемся модальном окне указать параметры отчета:

   • Архивный фонд – выбрать значение из справочника «Архивные фонды»;
   • Местонахождение фонда – выбрать значение из справочника «Наши организации».

3. Нажать кнопку [Сформировать отчет].

Будет запущен процесс формирования отчета «Лист фонда».

После того как отчет будет сформирован появится уведомление «Формирование отчета успешно завершено». Сформированный файл появится в папке, которая была указана в настройках браузера. Далее можно открыть данный файл для просмотра.