Создание дела в номенклатуре дел¶

Для создания дела необходимо выполнить следующие действия:

1. В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел на панели действий нажать кнопку (Рисунок ).

   

2. В открывшейся форме создания раздела заполнить поля:

   • поле Организация заполняется автоматически, указывается организация из раздела номенклатуры дел, для которого создается дело;
   • Заголовок дела (обязательно для заполнения) – наименование дела;
   • Примечание – указать примечание при необходимости;
   • Индекс дела (обязательно для заполнения) – значение формируется из индекса раздела и порядкового номера дела, например, «01-01-02»;
   • По личному составу – признак, указывающий, что дело относится к категории «По личному составу», переключатель по умолчанию выключен;
   • Способ хранения (обязательно для заполнения) – выбрать значение из справочника «Способы хранения»;
   • Категория дел (обязательно для заполнения) – выбрать значение из справочника «Категории дел»;
   • Архивный фонд – выбрать значение из справочника «Архивные фонды»;
   • Переходящее дело – признак, указывающий, что дело переходит в следующий период, переключатель по умолчанию выключен;
   • Дата заведения дела – по умолчанию указывается дата в формате «01.01.текущий год»), при необходимости можно изменить значение, выбрав дату из календаря или указав значение вручную;
   • поле Состояние дела автоматически заполняется значением «Оформление»;
   • Статьи типового перечня (обязательно для заполнения) – выбрать значения из справочника «Типовой перечень видов документов» (если выбраны статьи типового перечня, которые позволяют рассчитать срок хранения, то срок хранения указывается при создании дела);
   • поле Подразделение заполняется автоматически, указывается подразделение из раздела номенклатуры дел, для которого создается дело (Рисунок ).

   

3. После заполнения полей формы нажать кнопку .

Появится уведомление, информирующее об успешном создании дела. Также создаются тома дела:

• если способ хранения дела «Бумажное», создается один том дела со способом хранения «Бумажное»;
• если способ хранения дела «Электронное», создается один том дела со способом хранения «Электронное»;
• если способ хранения дела «Гибридное», создается один том дела со способом хранения «Электронное» и один том дела со способом хранения «Бумажное».

Будут рассчитаны даты начала и окончания хранения дела:

• дата начала хранения указывается в формате «01.01.год, следующий за годом заведения дела»;
• дата окончания хранения рассчитывается исходя из срока хранения, если он заполнен;
• для переходящих дел не указываются даты начала и окончания хранения дела пока дело не будет закрыто.

Все дела организации отображаются в сервисе «Цифровой архив» в подразделе Все дела узла Списки дел (п. Все дела). Пользователь также может посмотреть все дела с истекшим сроком хранения в сервисе «Цифровой архив» в подразделе Дела с истекшим сроком хранения узла Списки дел (п. Дела с истекшим сроком хранения).

После сохранения дела доступны кнопки:

• – позволяет сформировать отчеты «Лист-заверитель дела» и «Обложка дела» (п. Формирование печатных форм «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела» в сервисе «Номенклатура дел»);

• – сохраняет внесенные изменения (кнопка активна, если в карточку дела внесены изменения) (п. Редактирование карточки дела);

• – удаляет карточку дела (п. Удаление карточки дела);

• – открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);

• – выполняет копирование ссылки на объект (п. Копирование ссылки на объект прикладного решения).

В карточке дела появляется вкладка Тома (п. Работа с томами в карточке дела).