Руководство пользователя ЛДМ.ПКС Цифровой архив¶

Содержание¶

• Термины и сокращения
  • Термины
  • Сокращения
  • Соглашения по оформлению
• Общая информация
  • Назначение Системы
  • Уровень подготовки пользователей
  • Требования к клиентскому программному обеспечению
• Начало работы в Системе
  • Вход в Систему
  • Выход из Системы
  • Главная страница
  • Объекты и сервисы Системы
  • Область предварительного просмотра
• Описание основных форм
  • Карточка документа реестра
  • Карточка ДУЛ
  • Карточка подборки
  • Карточка задания на выгрузку документов в архив
  • Карточка описи дел структурного подразделения
  • Карточка сводной описи дел
  • Карточка дела в сервисе «Номенклатура дел»
  • Карточка дела в сервисе «Цифровой архив»
  • Карточка тома дела в сервисе «Номенклатура дел»
  • Карточка тома дела в сервисе «Цифровой архив»
  • Карточка архивного документа
  • Карточка экспертной комиссии
  • Карточка экспертизы ценности
  • Карточка акта о выделении дел к уничтожению
  • Карточка заявки в архив
  • Карточка задачи
  • Карточки других актов
  • Форма элемента типового справочника
  • Карточка контрагента
• Описание операций
  • Общие операции
    • Настройка языка интерфейса
    • Настройка табличного представления
      • Настройка ширины столбцов таблицы
      • Настройка расположения столбцов таблицы
      • Настройка состава столбцов таблицы
      • Сброс настроек таблицы
      • Сортировка записей в таблице
    • Копирование ссылки на объект Системы
    • Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX
    • Добавление объекта в раздел «Избранное»
    • Заполнение полей
    • Фильтрация по столбцу
    • Атрибутивный поиск
  • Работа с документами
    • Реестр документов
      • Просмотр реестра документов
      • Создание документа
      • Редактирование документа
      • Работа со связями документа
        • Создание связи
        • Удаление связи
      • Работа с файлами документа
        • Добавление файла
        • Просмотр и предпросмотр файла
        • Скачивание файла
        • Удаление файла
        • Работа с ЭП файлов
          • Добавление ЭП
          • Просмотр списка ЭП файла
          • Скачивание ЭП файла
          • Удаление ЭП файла
      • Работа с версиями документа
        • Просмотр списка версий документа
        • Резервирование документа
        • Создание новой версии документа
        • Публикация рабочей копии документа
      • Работа с подборками
        • Просмотр списка подборок документов
        • Добавление документов в подборку «Внутренний аудит» или «Контролирующие органы»
      • Работа со смарт-папками
        • Просмотр содержимого смарт-папки документа
        • Добавление документов в пользовательскую папку из смарт-папки
        • Добавление документов в подборку «Внутренний аудит» из смарт-папки
        • Добавление документов в подборку «Контролирующие органы» из смарт-папки
      • Работа с пользовательскими папками в карточке документа
        • Создание пользовательской папки
        • Добавление документов в пользовательскую папку
        • Удаление документов из пользовательской папки
      • Массовое создание связанных документов
      • Создание связанного документа
      • Выгрузка документов в архив
      • Добавление документов реестра в дело
      • Исключение документа реестра из дела
      • Удаление документа
    • Документы удостоверяющие личность
      • Просмотр списка ДУЛ
      • Создание ДУЛ
      • Редактирование ДУЛ
      • Работа со связями ДУЛ
      • Работа с файлами ДУЛ
      • Работа с версиями ДУЛ
        • Просмотр списка версий ДУЛ
        • Резервирование ДУЛ
        • Создание новой версии ДУЛ
        • Публикация рабочей копии ДУЛ
      • Работа с пользовательскими папками в карточке ДУЛ
      • Массовое создание связанных документов
      • Перемещение ДУЛ в корзину
    • Подборки документов
      • Внутренний аудит
        • Просмотр списка подборок «Внутренний аудит»
        • Создание новой подборки «Внутренний аудит»
        • Редактирование карточки подборки «Внутренний аудит»
        • Работа с документами в подборке «Внутренний аудит»
          • Просмотр списка документов в подборке «Внутренний аудит»
          • Массовое изменение ответственного за документ в подборке «Внутренний аудит»
          • Массовое изменение статуса документов в подборке «Внутренний аудит»
          • Массовое изменение комментария для документов в подборке «Внутренний аудит»
          • Выгрузка документов в архив из подборки «Внутренний аудит»
        • Работа с приложениями в подборке «Внутренний аудит»
          • Просмотр списка приложений в подборке «Внутренний аудит»
          • Создание приложения подборки «Внутренний аудит»
          • Удаление приложений из подборки «Внутренний аудит»
        • Удаление подборки «Внутренний аудит»
      • Контролирующие органы
        • Просмотр списка подборок «Контролирующие органы»
        • Создание новой подборки «Контролирующие органы»
        • Редактирование карточки подборки «Контролирующие органы»
        • Работа с документами в подборке «Контролирующие органы»
        • Работа с приложениями в подборке «Контролирующие органы»
        • Удаление подборки «Контролирующие органы»
    • Задания на выгрузку документов в архив
      • Просмотр списка заданий на выгрузку архива документов
      • Скачивание готового архива документов из задания на выгрузку
  • Номенклатура дел
    • Просмотр номенклатуры дел
    • Работа с разделами номенклатуры дел
      • Создание раздела номенклатуры дел
      • Редактирование и удаление раздела номенклатуры дел
    • Работа с делами номенклатуры дел
      • Создание дела в номенклатуре дел
      • Редактирование карточки дела
      • Работа с томами в карточке дела
        • Создание тома дела
        • Редактирование тома дела
        • Удаление тома дела
      • Работа с документами, списанными в дело, в карточке дела
      • Формирование печатных форм «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела» в сервисе «Номенклатура дел»
      • Удаление карточки дела
    • Формирование печатной формы номенклатуры дел
    • Копирование содержимого номенклатуры дел
  • Работа с архивом
    • Разделы архива
    • Описи дел
      • Описи дел структурных подразделений
        • Просмотр списка описей дел структурных подразделений
        • Создание описи дел структурного подразделения
        • Редактирование карточки описи дел структурного подразделения
        • Работа с томами дел описи дел структурного подразделения
          • Добавление тома дела в опись дел структурного подразделения
          • Исключение томов дел из описи дел структурного подразделения
        • Завершение оформления описи дел структурного подразделения
        • Формирование печатной формы описи дел структурного подразделения
        • Отправка на согласование описи дел структурного подразделения
        • Просмотр и скачивание маршрута описи дел структурного подразделения
        • Остановка процесса согласования описи дел структурного подразделения
        • Согласование описи дел структурного подразделения
        • Подписание описи дел структурного подразделения
        • Работа с файлами описи дел структурного подразделения
        • Удаление описи дел структурного подразделения
      • Сводные описи дел
        • Просмотр списка сводных описей дел
        • Создание сводной описи дел
        • Редактирование карточки сводной описи дел
        • Работа с томами дел сводной описи дел
          • Добавление тома дела в сводную опись дел
          • Исключение томов дел из сводной описи дел
        • Формирование печатной формы сводной описи дел
        • Отправка на подписание сводной описи дел
        • Просмотр и скачивание маршрута сводной описи дел
        • Остановка процесса подписания сводной описи дел
        • Подписание сводной описи дел
        • Отказ в подписании сводной описи дел
        • Работа с файлами сводной описи дел
        • Просмотр списка «Лист подписания»
        • Удаление сводной описи дел
    • Списки дел
      • Разделы
      • Все дела
      • Дела с истекшим сроком хранения
      • Общие операции с делами
        • Закрытие дел
        • Формирование печатных форм «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела» в сервисе «Цифровой архив»
        • Работа с томами в карточке дела в сервисе «Цифровой архив»
          • Создание тома дела
          • Редактирование тома дела
          • Удаление тома дела
        • Работа с документами, списанными в дело, в карточке дела
    • Архивные документы
      • Работа с файлами архивного документа
    • Уничтожение документов
      • Разделы
      • Экспертные комиссии
        • Просмотр списка экспертных комиссий
        • Создание карточки экспертной комиссии
        • Редактирование карточки экспертной комиссии
        • Формирование состава экспертной комиссии
          • Добавление членов экспертной комиссии
          • Удаление членов экспертной комиссии
        • Работа с файлами в карточке экспертной комиссии
        • Удаление экспертных комиссий
      • Экспертизы ценности
        • Просмотр списка экспертиз ценности
        • Создание карточки экспертизы ценности
        • Редактирование карточки экспертизы ценности
        • Работа с томами дел для экспертизы ценности
          • Добавление томов дел для экспертизы ценности
          • Удаление томов дел из экспертизы ценности
        • Завершение оформления экспертизы ценности
        • Запуск процесса проведения экспертизы ценности
        • Просмотр и скачивание маршрута экспертизы ценности
        • Остановка процесса проведения экспертизы ценности
        • Выполнение задачи по экспертизе ценности
        • Подведение итогов экспертизы ценности
        • Работа с файлами экспертизы ценности
        • Удаление экспертиз ценности
      • Акты о выделении дел к уничтожению
        • Просмотр списка актов о выделении дел к уничтожению
        • Просмотр томов дел для уничтожения
        • Формирование печатной формы акта о выделении дел к уничтожению
        • Запуск процесса согласования и подписания акта о выделении дел к уничтожению
        • Просмотр и скачивание маршрута акта о выделении дел к уничтожению
        • Остановка процесса согласования и подписания акта о выделении дел к уничтожению
        • Согласование акта о выделении дел к уничтожению
        • Отказ в согласовании акта о выделении дел к уничтожению
        • Подписание акта о выделении дел к уничтожению
        • Отказ в подписании акта о выделении дел к уничтожению
        • Просмотр списка результатов исполнения акта о выделении дел к уничтожению
        • Запуск процедуры уничтожения документов по акту о выделении дел к уничтожению
        • Работа с файлами акта о выделении дел к уничтожению
        • Удаление актов о выделении дел к уничтожению
    • Заявки в архив
      • Просмотр списка заявок в архив
      • Работа в разделе «Мои заявки»
        • Создание заявки в архив
        • Отправка заявки в архив на исполнение
        • Остановка исполнения заявки
        • Исполнение заявки в архив
        • Отклонение заявки в архив
      • Работа в разделе «Все заявки»
      • Общие операции с заявками в архив
        • Редактирование карточки заявки в архив
        • Работа с файлами заявки в архив
        • Работа с архивными документами
          • Предоставление доступа к архивным документам
          • Закрытие доступа к архивным документам
        • Работа с комментариями к заявке в архив
          • Добавление комментария к заявке
          • Добавление ответа на комментарий к заявке
          • Редактирование комментария к заявке
          • Удаление комментария к заявке
        • Просмотр и скачивание маршрута заявки в архив
        • Удаление заявок в архив
    • Акты
      • Разделы
      • Акты об утрате документов в подразделении
        • Создание акта об утрате документов в подразделении
        • Работа с делами акта об утрате документов в подразделении
        • Добавление дел в акт об утрате документов в подразделении
        • Удаление дел из акта об утрате документов в подразделении
      • Акты о неисправимых повреждениях
        • Создание акта о неисправимых повреждениях
        • Работа с документами акта о неисправимых повреждениях
          • Добавление документов в акт о неисправимых повреждениях
          • Удаление документов из акта о неисправимых повреждениях
      • Акты проверки наличия и состояния
        • Создание акта проверки наличия и состояния архивных документов
        • Работа с описями дел акта проверки наличия и состояния архивных документов
          • Добавление сводных описей дел в акт проверки наличия и состояния архивных документов
          • Удаление сводных описей дел из акта проверки наличия и состояния архивных документов
      • Общие операции с актами
        • Редактирование карточки акта
        • Работа с файлами акта
        • Удаление актов
    • Журнал проверки наличия и состояния архивных документов
  • Работа с задачами
  • Работа с отчетами
    • Отчет «Книга учета поступления и выбытия дел, документов»
    • Отчет «Лист фонда»
  • Управление справочниками
    • Справочники Системы
    • Общие действия со справочниками
      • Создание элемента справочника
      • Редактирование элемента справочника
    • Справочник «Архивные фонды»
    • Справочник «Виды заявок в архив»
    • Справочник «Виды носителей»
    • Справочник «Виды сроков хранения»
    • Справочник «Виды экспертизы ценности документов»
    • Справочник «Категории дел»
    • Контрагенты
      • Справочник «Контрагенты ЮЛ»
        • Создание карточки контрагента ЮЛ
      • Справочник «Контрагенты ФЛ»
        • Создание карточки контрагента ФЛ
      • Справочник «Контрагенты ИП»
        • Создание карточки контрагента ФЛ
      • Работа со связями контрагента
      • Работа с версиями карточки контрагента
        • Просмотр списка версий карточки контрагента
        • Cоздание новой версии карточки контрагента
      • Работа со смарт-папками
      • Выгрузка документов в архив
      • Работа с пользовательскими папками в карточке контрагента
      • Создание связанного документа
      • Массовое создание связанных документов
    • Справочник «Наши организации»
    • Справочник «Основные средства»
    • Справочник «Периоды номенклатуры дел»
    • Справочник «Подписанты документов»
      • Создание элемента справочника «Подписанты документов»
      • Добавление и удаление согласующих для типа документа
      • Добавление и удаление подписантов для типа документа
    • Справочник «Результат проверки состояния архивных документов»
    • Справочник «Результаты по экспертизе ценности документов»
    • Справочник «Состояния акта об утрате документов»
    • Справочник «Состояния акта о выделении дел к уничтожению»
    • Справочник «Состояния акта о неисправимых повреждениях»
    • Справочник «Состояния дел»
    • Справочник «Состояния заявки в архив»
    • Справочник «Состояния описи дел структурного подразделения»
    • Справочник «Состояния сводной описи дел»
    • Справочник «Состояния тома»
    • Справочник «Состояния экспертизы ценности»
    • Справочник «Способы хранения»
    • Справочник «Типовой перечень видов документов»
      • Работа с разделами справочника «Типовой перечень видов документов»
        • Создание раздела справочника «Типовой перечень видов документов»
        • Редактирование и удаление раздела справочника «Типовой перечень видов документов»
      • Работа с видами документов в разделах
        • Создание вида документа
        • Редактирование и удаление вида документа
    • Справочник «Топографический указатель»
      • Работа с архивохранилищами
        • Создание архивохранилища
        • Редактирование и удаление архивохранилища
      • Работа с вложенными элементами
        • Создание стеллажа
        • Редактирование и удаление стеллажа
        • Создание шкафа
        • Редактирование и удаление шкафа
        • Создание полки
        • Редактирование и удаление полки
      • Работа с томами
        • Добавление тома на полку
        • Исключение томов с полки
  • Избранное
    • Удаление объектов из избранного
  • Корзина
    • Восстановление элемента из корзины
    • Удаление элемента из корзины