Работа с делами номенклатуры дел¶

Создание дела в номенклатуре дел ¶

Для создания дела необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел на панели действий нажать кнопку .
В открывшейся форме создания раздела заполнить поля:
- поле Организация заполняется автоматически, указывается организация из раздела номенклатуры дел, для которого создается дело;
- Заголовок дела (обязательно для заполнения) – наименование дела;
- Примечание – указать примечание при необходимости;
- Индекс дела (обязательно для заполнения) – значение формируется из индекса раздела и порядкового номера дела, например, «01-01-02»;
- По личному составу – признак, указывающий, что дело относится к категории «По личному составу», переключатель по умолчанию выключен;
- Способ хранения (обязательно для заполнения) – выбрать значение из справочника «Способы хранения»;
- Категория дел (обязательно для заполнения) – выбрать значение из справочника «Категории дел»;
- Архивный фонд – выбрать значение из справочника «Архивные фонды»;
- Переходящее дело – признак, указывающий, что дело переходит в следующий период, переключатель по умолчанию выключен;
- Дата заведения дела – по умолчанию указывается дата в формате «01.01.текущий год»), при необходимости можно изменить значение, выбрав дату из календаря или указав значение вручную;
- поле Состояние дела автоматически заполняется значением «Оформление»;
- Статьи типового перечня (обязательно для заполнения) – выбрать значения из справочника «Типовой перечень видов документов» (если выбраны статьи типового перечня, которые позволяют рассчитать срок хранения, то срок хранения указывается при создании дела);
- поле Подразделение заполняется автоматически, указывается подразделение из раздела номенклатуры дел, для которого создается дело.
После заполнения полей формы нажать кнопку .

Появится уведомление, информирующее об успешном создании дела. Также создаются тома дела:

если способ хранения дела «Бумажное», создается один том дела со способом хранения «Бумажное»;
если способ хранения дела «Электронное», создается один том дела со способом хранения «Электронное»;
если способ хранения дела «Гибридное», создается один том дела со способом хранения «Электронное» и один том дела со способом хранения «Бумажное».

Будут рассчитаны даты начала и окончания хранения дела:

дата начала хранения указывается в формате «01.01.год, следующий за годом заведения дела»;
дата окончания хранения рассчитывается исходя из срока хранения, если он заполнен;
для переходящих дел не указываются даты начала и окончания хранения дела пока дело не будет закрыто.

Все дела организации отображаются в сервисе «Цифровой архив» в подразделе Все дела узла Списки дел (п. Все дела). Пользователь также может посмотреть все дела с истекшим сроком хранения в сервисе «Цифровой архив» в подразделе Дела с истекшим сроком хранения узла Списки дел (п. Дела с истекшим сроком хранения).

После сохранения дела доступны кнопки:

– позволяет сформировать отчеты «Лист-заверитель дела» и «Обложка дела» (п. Формирование печатных форм «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела» в сервисе «Номенклатура дел»);
– сохраняет внесенные изменения (кнопка активна, если в карточку дела внесены изменения) (п. Редактирование карточки дела);
– удаляет карточку дела (п. Удаление карточки дела);
– открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);
– выполняет копирование ссылки на объект (п. Копирование ссылки на объект Системы).

В карточке дела появляется вкладка Тома (п. Работа с томами в карточке дела).

Редактирование карточки дела ¶

Для редактирования карточки дела необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел дважды нажать ЛКМ на нужное дело.
Внести необходимые изменения в карточке дела.
После внесения правок нажать кнопку .

В результате карточка дела будет отредактирована.

Работа с томами в карточке дела ¶

Работа с томами дела ведется на вкладке Тома в карточке дела.

Для работы с томами дела доступны следующие кнопки на панели действий:

– позволяет создать новый том дела (п. Создание тома дела);
– позволяет получить актуальный список томов дела;
– позволяет удалить тома дела (кнопка активна, если в списке выбран том) (п. Удаление тома дела);
– открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);
– открывает том дела в дополнительной области.

Для перехода в карточку тома дела необходимо в дополнительной области нажать кнопку или дважды нажать на строку тома. Откроется карточка выбранного тома дела.

При необходимости пользователь может ознакомиться со списком документов тома в дополнительной области на вкладке Документы или открыть карточку документа, нажав на него дважды ЛКМ в списке документов.

Создание тома дела ¶

Для создания тома дела необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел дважды нажать ЛКМ на нужное дело.
В карточке дела перейти на вкладку Тома и нажать кнопку .
В открывшейся форме создания тома дела заполнить поля:
- Наименование – автоматически заполняется наименованием дела, при необходимости можно изменить наименование тома;
- Номер тома (обязательно для заполнения) – указать порядковый номер тома;
- Способ хранения тома (обязательно для заполнения) – выбрать значение из справочника «Способы хранения»;
- поле Состояние тома автоматически заполняется значением «Создан».
После заполнения полей формы нажать кнопку .

Появится уведомление, информирующее об успешном создании тома дела.

После сохранения тома дела доступны кнопки:

– сохраняет внесенные изменения (кнопка активна, если в карточку тома дела внесены изменения) (п. Редактирование тома дела);
– удаляет карточку тома дела (п. Удаление тома дела);
– открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);
– выполняет копирование ссылки на объект (п. Копирование ссылки на объект Системы).

Редактирование тома дела ¶

Для редактирования карточки тома дела необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел дважды нажать ЛКМ на нужное дело.
В карточке дела перейти на вкладку Тома и открыть карточку тома двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть дополнительную область просмотра тома дела, нажав кнопку .
После внесения правок нажать кнопку .

В результате карточка тома дела будет отредактирована.

Удаление тома дела ¶

Для того чтобы удалить том дела, необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел дважды нажать ЛКМ на нужное дело.
В карточке дела перейти на вкладку Тома и открыть карточку тома двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть дополнительную область просмотра тома дела, нажав кнопку .
Нажать кнопку в карточке тома дела.
Подтвердить действие в открывшемся окне, нажав кнопку [Да].

Карточка тома дела закроется, автоматически откроется карточка дела, в правом нижнем углу которого появится уведомление, информирующее об успешном удалении тома дела.

Также доступно удаление сразу нескольких томов дела. Для этого необходимо на вкладке Тома в карточке дела отметить чекбоксами нужные тома, на панели действий нажать кнопку и подтвердить действие в открывшемся окне.

Выбранные тома дела будут удалены.

Работа с документами, списанными в дело, в карточке дела ¶

В карточке дела в сервисе «Номенклатура дел» пользователь может ознакомиться с документами, списанными в дело.

Для работы с документами, списанными в дело, доступны следующие кнопки на панели действий:

– открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);
– открывает документ дела в дополнительной области.

Для перехода в карточку документа дела необходимо в дополнительной области нажать кнопку или дважды нажать на строку документа. Откроется карточка выбранного документа.

Формирование печатных форм «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела» в сервисе «Номенклатура дел»¶

Из карточки дела в сервисе «Номенклатура дел» можно сформировать шаблоны «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела», которые в дальнейшем можно распечатать и заполнить.

Для формирования печатных форм «Обложка дела» или «Лист-заверитель дела» необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел дважды нажать ЛКМ на нужное дело.
В карточке дела нажать кнопку .
Выбрать действие [Обложка дела] или [Лист-заверитель дела].

В результате начнется формирование печатной формы. После того как печатная форма «Обложка дела» / «Лист-заверитель дела» будет сформирована, появится уведомление и шаблон будет скачан на локальный компьютер пользователя в формате DOCX.

Пример печатной формы «Обложка дела» приведен на рисунке ниже.

Пример печатной формы «Лист-заверитель дела» приведен на рисунке ниже.

Печатные формы дела также можно сформировать из карточки дела в сервисе «Цифровой архив» (п. Формирование печатных форм «Обложка дела» и «Лист-заверитель дела» в сервисе «Цифровой архив»).

Удаление карточки дела ¶

Для того чтобы удалить карточку дела, необходимо выполнить следующие действия:

В разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел и в области отображения списка дел дважды нажать ЛКМ на нужное дело.
Нажать кнопку в карточке дела.
Подтвердить действие в открывшемся окне, нажав кнопку [Да].

Карточка дела закроется, автоматически откроется список дел раздела, в правом нижнем углу появится уведомление, информирующее об успешном удалении дела.

Также доступно удаление сразу нескольких дел. Для этого необходимо в разделе Номенклатура дел нажать ЛКМ на нужный раздел, в области отображения списка дел отметить чекбоксами дела, на панели действий нажать кнопку и подтвердить действие в открывшемся окне.

Выбранные дела будут удалены.