Акты проверки наличия и состояния архивных документов¶

Акт проверки наличия и состояния архивных документов – это документ, в котором фиксируются итоги проверки наличия и состояния архивных документов.

Такие акты отображаются в подразделе Акты проверки наличия и состояния узла Акты.

Создание акта проверки наличия и состояния архивных документов¶

Для создания акта проверки наличия и состояния архивных документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В подразделе Акты проверки наличия и состояния нажать кнопку .

2. В открывшейся форме создания акта проверки наличия и состояния архивных документов заполнить поля:

   • Содержимое акта – ввести текст вручную;
   • Номер документа (обязательно для заполнения) – при необходимости изменить номер документа;
   • Дата документа – указать дату создания документа, выбрав значение из календаря или введя значение вручную;
   • Дата начала проверки (обязательно для заполнения) – указать дату начала проверки наличия и состояния архивных документов;
   • Дата окончания проверки (обязательно для заполнения) – указать дату окончания проверки наличия и состояния архивных документов;
   • Архивный фонд (обязательно для заполнения) – при необходимости изменить значение по умолчанию, выбрав значение из справочника «Архивные фонды»;
   • Организация (обязательно для заполнения) – при необходимости изменить значение по умолчанию, выбрав значение из справочника «Наши организации».

   

3. После заполнения полей формы нажать кнопку .

Появится уведомление, информирующее об успешном создании акта.

После сохранения акта проверки наличия и состояния архивных документов доступны кнопки:

• – сохраняет внесенные изменения (кнопка активна, если в карточку акта внесены изменения) (п. Редактирование карточки акта);

• – позволяет удалить акт (п. Удаление актов);

• – открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);

• – выполняет копирование ссылки на акт (п. Копирование ссылки на объект Системы).

В карточке акта появляются вкладки:

• Описи дел (п. Работа с описями дел акта проверки наличия и состояния архивных документов);
• Файлы (п. Работа с файлами акта).

Работа с описями дел акта проверки наличия и состояния архивных документов¶

На вкладке Описи дел в карточке акта проверки наличия и состояния архивных документов отображаются сводные описи дел, которые проверяются.

Для работы со сводными описями акта проверки наличия и состояния архивных документов доступны следующие кнопки на панели действий:

• – позволяет добавить сводные описи дел в акт проверки наличия и состояния архивных документов (п. Добавление сводных описей дел в акт проверки наличия и состояния архивных документов);

• – позволяет получить актуальный список сводных описей дел;

• – позволяет удалить сводные описи дел из акта проверки наличия и состояния архивных документов (кнопка активна, если в списке выбраны описи) (п. Удаление сводных описей дел из акта проверки наличия и состояния архивных документов);

• – открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);

• – открывает сводные описи дел в дополнительной области.

Для перехода в карточку документа необходимо в дополнительной области нажать кнопку или дважды нажать на строку описи. Откроется карточка выбранной сводной описи дел.

Добавление сводных описей дел в акт проверки наличия и состояния архивных документов¶

Для добавления сводных описей дел в акт проверки наличия и состояния архивных документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В подразделе Акты проверки наличия и состояния дважды нажать ЛКМ на акт или открыть область предпросмотра акта, нажав кнопку .

2. В карточке акта перейти на вкладку Описи дел и на панели действий нажать кнопку .

   

3. В открывшемся окне со списком сводных описей дел нажать ЛКМ на описи и нажать кнопку [Выбрать].

Сводные описи дел будут добавлены в акт проверки наличия и состояния архивных документов.

Удаление сводных описей дел из акта проверки наличия и состояния архивных документов¶

Для удаления сводных описей дел из акта проверки наличия и состояния архивных документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В подразделе Акты проверки наличия и состояния дважды нажать ЛКМ на акт или открыть область предпросмотра акта, нажав кнопку .
2. В карточке акта перейти на вкладку Описи дел.
3. Отметить чекбоксами нужные описи и нажать кнопку .
4. В открывшемся окне подтвердить удаление описей из акта.

Описи будут удалены из акта проверки наличия и состояния архивных документов.