Работа в разделе «Мои заявки»

В подразделе Мои заявки отображается список заявок пользователя в архив.

img

Панель действий подраздела Мои заявки включает в себя следующие кнопки:

Создание заявки в архив

Для создания заявки в архив необходимо выполнить следующие действия:

  1. В подразделе Мои заявки узла Заявки в архив нажать кнопку img.

  2. В открывшейся форме создания заявки в архив заполнить поля:

    • Вид заявки (обязательно для заполнения) – значение по умолчанию «Архивная справка», но можно изменить значение, выбрав его из справочника «Виды заявок»;
    • Состояние – заполняется автоматически значением «Создана»;
    • Заявитель – заполняется автоматически должностной позицией текущего пользователя;
    • Описание (обязательно для заполнения) – указать описание информации, которую необходимо получить из архива;
    • На имя внешнего адресата – переключатель выключен по умолчанию, но если заявка будет направлена внешнему адресату необходимо включить переключатель и указать адресата;
    • Срок доступа к документам (поле отображается и обязательно для заполнения, если в поле Вид заявки указано значение «Доступ к документам») – срок устанавливается по умолчанию 14 календарных дней с момента подачи заявки, но может быть изменен вручную.

    img

  3. После заполнения полей формы нажать кнопку img.

Появится уведомление, информирующее об успешном создании заявки в архив.

После сохранения карточки заявки в архив доступны кнопки:

В карточке заявки в архив появляются вкладки:

Отправка заявки в архив на исполнение

Пользователь может отправить созданную заявку в архив на исполнение, предварительно прикрепив нужные файлы (п. 4.4.5.3.2), для этого необходимо выполнить следующие действия:

  1. В подразделе Мои заявки узла Заявки в архив открыть карточку заявки в архив двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть область предпросмотра заявки, нажав кнопку img.
  2. В карточке заявки нажать кнопку img.

img

В результате появится уведомление «Заявка в архив отправлена на исполнение», поля карточки заявки в архив станут недоступны для изменения, состояние заявки изменится на На исполнении. Будут сформированы задачи на исполнение заявки для всех пользователей с ролью «Архивариус». После того как один из пользователей с ролью «Архивариус» возьмет задачу в работу, она станет недоступна остальным ответственным.

Остановка исполнения заявки

Пользователь может остановить исполнение собственной заявки в архив в состоянии На исполнении до или после назначения исполнителя, для этого нужно выполнить следующие действия:

  1. В подразделе Мои заявки узла Заявки в архив открыть карточку заявки в архив двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть область предпросмотра заявки, нажав кнопку img.
  2. В карточке заявки нажать кнопку img.

img

Отобразится уведомление «Процесс исполнения заявки остановлен», задача перестанет отображаться у исполнителя, если он был назначен.

В Системе будут выполнены следующие процессы:

  1. Состояние заявки в архив изменится на Создана.
  2. Состояния задач, назначенных на исполнителей, изменятся на CANCELED.

Исполнение заявки в архив

После отправки заявки на исполнение все пользователи с ролью «Архивариус» получают уведомление о поступлении новой задачи со ссылкой на задачу. При переходе по ссылке открывается карточка задачи. Из карточки задачи можно открыть карточку заявки в архив, нажав на ссылку в поле Документ основание.

Для исполнения заявок в архив типов «Архивная справка», «Архивная копия», «Электронная копия» сотруднику архива необходимо подготовить необходимые документы, приложить их к заявке на вкладке Файлы и завершить задачу.

Для исполнения заявки в архив типа «Бумажная копия» ответственному сотруднику архива необходимо подготовить бумажную копию документа и завершить задачу. После получения уведомления о выполнении заявки в архив инициатору необходимо забрать бумажную копию документа из архива.

Для исполнения заявки в архив типа «Доступ к документам» сотруднику архива необходимо добавить документы на вкладку Документы в карточке заявки, предоставить доступ к документам для сотрудника и завершить задачу (п. Предоставление доступа к архивным документам). При необходимости сотрудник архива может изменить срок доступа к документам в карточке заявки в архив. Доступ к документам предоставляется автоматически на срок, указанный в поле Срок доступа к документам, после добавления документов в заявку.

Перед исполнением заявки ее должен взять в работу один из сотрудников архива. Для взятия в работу задачи по исполнению заявки в архив пользователю с ролью «Архивариус» необходимо выполнить следующие действия:

  1. Развернуть узел Мои задачи и выбрать подраздел В очереди на выполнение.

  2. Найти задачу на исполнение заявки в архив и открыть ее двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть ее в области предпросмотра, нажав кнопкуimg.

    img

    Карточка задачи содержит следующие кнопки на панели действий:

    img

    Из карточки задачи можно открыть карточку заявки в архив, нажав на ссылку в поле Документ основание.

  3. Нажать кнопку img.

Пользователь будет назначен исполнителем по задаче.

Для исполнения заявки в архив сотруднику архива, который взял в работу задачу, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Ознакомиться с заявкой в архив.

  2. Исполнить заявку.

    Для исполнения заявки в архив типа «Доступ к документам» сотруднику архива нужно предоставить доступ к документам инициатору заявки (п. Предоставление доступа к архивным документам).

  3. После исполнения заявки нажать кнопку img на панели действий.

Появится уведомление об успешном исполнении заявки в архив. Инициатор заявки в архив получит уведомление, что заявка в архив исполнена.

Карточка задачи закроется, отобразится список задач в подразделе В очереди на выполнение. Состояние заявки в архив изменится на Выполнена.

Пользователь также может работать с заявкой в архив из уведомления (для получения уведомления о необходимости исполнения заявки в архив у пользователя должна быть соответствующая подписка, которую создает администратор).

Отклонение заявки в архив

Пользователь с ролью «Архивариус» также может отклонить заявку в архив, для этого необходимо выполнить следующие действия:

  1. Развернуть узел Мои задачи и выбрать подраздел В очереди на выполнение.

  2. Найти задачу на исполнение заявки в архив и открыть ее двойным нажатием ЛКМ на строку или открыть ее в области предпросмотра, нажав кнопку img.

    Из карточки задачи можно открыть карточку заявки в архив, нажав на ссылку в поле Документ основание.

  3. Нажать кнопку img. Пользователь будет назначен исполнителем по задаче.

  4. Ознакомиться с заявкой в архив.

  5. Для отклонения заявки в архив нажать кнопку img на панели действий.

  6. В открывшемся окне указать причину отклонения заявки в архив и нажать кнопку [Отправить].

Отобразится уведомление «Задача успешно завершена».

В результате состояние заявки в архив изменится на Отклонена.

Пользователь также может отказать в исполнении заявки в архив из уведомления (для получения уведомления у пользователя должна быть соответствующая подписка, которую создает администратор).