Акты об утрате документов в подразделении¶

Иногда при проведении экспертизы ценности в структурном подразделении обнаруживается отсутствие некоторых дел, при этом в номенклатуре дел эти дела имеются. Если принятые меры по обнаружению не дали результатов, то составляется акт об утрате документов в подразделении. При формировании печатной формы описи дел структурного подразделения учитывается информация из акта об утрате документов в подразделении.

Такие акты отображаются в подразделе Акты об утрате документов в подразделении узла Акты.

Создание акта об утрате документов в подразделении¶

Для создания акта об утрате документов в подразделении необходимо выполнить следующие действия:

1. В подразделе Акты об утрате документов в подразделении нажать кнопку .

2. В открывшейся форме создания акта об утрате документов в подразделении заполнить поля:

   • Номер документа – при необходимости изменить номер документа;
   • Дата документа – выбрать дату из календаря или указать вручную;
   • Содержимое акта (обязательно для заполнения);
   • Причина отсутствия – указать причину отсутствия документов.

   

3. После заполнения полей формы нажать кнопку .

Появится уведомление, информирующее об успешном создании акта.

После сохранения акта об утрате документов в подразделении доступны кнопки:

• – сохраняет внесенные изменения (кнопка активна, если в карточку акта внесены изменения) (п. Редактирование карточки акта);

• – позволяет удалить акт (п. Удаление актов);

• – открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);

• – выполняет копирование ссылки на акт (п. Копирование ссылки на объект Системы).

В карточке акта появляются вкладки:

• Дела (п. Работа с делами акта об утрате документов в подразделении);
• Файлы (п. Работа с файлами акта).

Работа с делами акта об утрате документов в подразделении¶

На вкладке Дела в карточке акта об утрате документов в подразделении отображаются дела, которые были утрачены.

Для работы с делами акта об утрате документов в подразделении доступны следующие кнопки на панели действий:

• – позволяет добавить дело в акт об утрате документов в подразделении (п. Добавление дел в акт об утрате документов в подразделении);

• – позволяет получить актуальный список утерянных дел;

• – позволяет удалить дела из акта об утрате документов в подразделении (кнопка активна, если в списке выбраны дела) (п. Удаление дел из акта об утрате документов в подразделении);

• – открывает дополнительное меню, в котором доступны действия «Экспорт в .xlsx» или «Экспорт в .docx» (п. Выгрузка атрибутов объектов в файл формата XLSX/DOCX);

• – открывает дело в дополнительной области.

Для перехода в карточку дела необходимо в дополнительной области нажать кнопку или дважды нажать на строку дела. Откроется карточка выбранного дела.

Добавление дел в акт об утрате документов в подразделении¶

Для добавления дел в акт об утрате документов в подразделении необходимо выполнить следующие действия:

1. В подразделе Акты об утрате документов в подразделении дважды нажать ЛКМ на акт или открыть область предпросмотра акта, нажав кнопку .

2. В карточке акта перейти на вкладку Дела и на панели действий нажать кнопку .

   

3. В открывшемся окне со списком дел подразделения нажать ЛКМ на дела и нажать кнопку [Выбрать].

Дела будут добавлены в акт об утрате документов в подразделении.

Удаление дел из акта об утрате документов в подразделении¶

Для удаления дел из акта об утрате документов в подразделении необходимо выполнить следующие действия:

1. В подразделе Акты об утрате документов в подразделении дважды нажать ЛКМ на акт или открыть область предпросмотра акта, нажав кнопку .
2. В карточке акта перейти на вкладку Дела.
3. Отметить чекбоксами нужные дела и нажать кнопку .
4. В открывшемся окне подтвердить удаление дел из акта.

Дела будут удалены из акта об утрате документов в подразделении.